Organisation d'une fête de noël par un comité d'entreprise au Showcase à Paris

Voici une fiche pratique pour réussir la fête de noël de son entreprise:

Comment bien organiser la fête de noël de son entreprise ?

L’organisation d’une fête de Noël par le comité d’entreprise peut s’avérer être une tâche ardue. Cette fête ne peut pas être improvisée car elle demande beaucoup de préparatifs.

Le comité d’entreprise doit prendre le soin de bien choisir le lieu et les animations. Il faut également qu’il s’investisse pour informer tous les salariés.

La fête de Noël est souvent accompagné d’un spectacle ou d’une animation. Cet événement est un moment très particulier dans la vie de l’entreprise. En effet, les familles des collaborateurs seront accueillies dans les bureaux dans une ambiance conviviale et privilégiée.

Cependant, les comités d’entreprise n’ont pas toujours le temps ni les ressources nécessaires pour élaborer un événement de cette envergure. Solliciter l’aide d’un prestataire est une solution intéressante qui permet de faciliter le travail aux organisateurs. Dans tous les cas, plusieurs paramètres entrent en jeu pour réussir la fête de Noël et il faudra soigneusement en tenir compte

Lancer les démarches le plus tôt possible

Il faut savoir qu’il ne faut pas attendre la fin de l’année pour organiser la fête de Noël de l’entreprise, en particulier si le comité d’entreprise souhaite recourir aux services d’un prestataire extérieur.

Si l’événement se fait à grande échelle et rassemble quelques centaines de personnes, il faudra contacter les prestataires dès le mois de janvier. Compte tenu de la courte période durant laquelle sont organisés les fêtes de Noël, une réservation rapide est de mise. Effectivement, elles se déroulent le plus souvent au cours des trois week-ends ou mercredi qui précédent le 25 décembre. Et de ce fait les agendas des salles et artistes les plus convoités sont rapidement saturés.

Pour les événements de moindre ampleur, il est possible d’attendre jusqu’au mois de juin au plus tard.

Choisir les modalités les plus adaptées à la taille de l’entreprise

Pour les gros événements, il serait intéressant de faire appel à un prestataire billetterie pour des spectacles interentreprises (les grands cirques, les parcs d’attractions…). Les tarifs de groupes sont souvent très avantageux. Procéder de la sorte évite au comité d’entreprise de gérer un spectacle dédié.

Pour les spectacles intermédiaires (entre 50 et 400 spectateurs), réaliser le spectacle de Noël dans les locaux de la société avec l’aide d’un prestataire est une alternative économique et efficace. Un local adéquat doit être mis à disposition.

Par contre pour les petits effectifs (moins de 50 personnes), organiser un spectacle est souvent inapproprié.

Le comité d’entreprise peut opter pour une animation déambulatoire assurée par un professionnel sur une demi-journée. Il est même possible de mobiliser différents ateliers (maquillage, sculpture, échassier, clown, père noël…). Ces ateliers imposent la présence d’au moins deux professionnels.

Penser à la logistique

Si la fête de Noël est organisée dans les locaux de l’entreprise, il sera nécessaire de soumettre une fiche technique détaillée au prestataire. Vu le cadre informel de cet évènement, il faudra veiller à évaluer correctement le nombre total d’invités. L’espace et les équipements fournis au prestataire ne doivent pas être négligés. Dans ce cadre, il serait donc plus commode de faire appel à des prestataires techniquement autonomes et prêts à présenter directement leurs animations.

S’adapter au public

Il faut connaître son public et absolument adapter le spectacle pour intéresser le maximum de personnes. Il serait donc préférable de choisir des spectacles qui visent plutôt toutes les tranches d’âge pour pouvoir capter aussi bien l’attention des petits que des grands.

Un spectacle de magie par exemple peut être une option très intéressante pour instaurer une ambiance harmonieuse entre enfants et parents.

 

Fiche Pratique publiée le Jeudi 26 janvier 2012 sur le site http://www.petite-entreprise.net